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Gut geplant ist mehr als gewonnen: Wie Unternehmen produktiv durch den Sommer kommen
“Summertime, and the Living is easy”, swingt Ella Fitzgerald. Unternehmern hingegen bereitet der Sommer klassischerweise eher Bauchschmerzen. Sommer ist die Zeit der Urlaube, der langen Wochenenden, der lauen Arbeitsmoral, der kurzen Freitagnachmittage und spontanen Tage am See. Das Arbeitszeiten-Management in den Sommermonaten ist eine besondere Herausforderung und erinnert, um im Bild zu bleiben, ein bisschen an einen Sommer-Cocktail: ein Teil geplante Ferien, ein Teil spontaner Urlaub mit einem Schuss Blaumachen. Und wie immer wollen alle ihr Getränk zur gleichen Zeit … Die richtige Planung, klare, offene Kommunikation und die richtige technische Unterstützung sorgen für den richtigen Mix, der allen schmeckt. Hier unser Erfolgsrezept, wie Ihr Unternehmen produktiv durch den Sommer kommt:
1. Klare Urlaubs- und Abwesenheitsregelungen
Klare Urlaubs- und Abwesenheitsregelungen sind in jeder Abteilung wichtig. Um zu verhindern, das bei schönem Wetter plötzlich keiner im Team mehr arbeitet, müssen zumindest die Basics klar und im Vorfeld kommuniziert werden. Dazu gehört auch ein fairer, konsistenter Umgang mit kurzfristiger und/oder unbezahlter Freizeit. Sonst leidet am Ende die Produktivität im Unternehmen darunter.
2. Urlaub und “Auftanken” sind wichtig!
Mitarbeiter sollten ihren einmal eingereichten Urlaub beruhigt und ungestört von Arbeit und Kollegen nehmen können. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen, während der freien Tage das Geschäftshandy bewusst aus- und den Kopf freizumachen. Ansonsten bieten flexible Arbeitszeiten und Homeoffice die Möglichkeit, Sommer und Sonne trotz Arbeit zu genießen. So lange die Abteilung zuverlässig besetzt ist und es Bereich und Aufgaben zulassen, spricht nichts dagegen, in den warmen Monaten in die Minus-Stunden zu gehen und diese Zeit dann im Herbst/Winter reinzuarbeiten.
3. Miteinander reden!
Schulferien, Feiertage – halten Sie Ihre Mitarbeiter an, Urlaube frühzeitig und offen miteinander abzustimmen und ihre Vertretung möglichst leicht zu machen. „Welche Themen könnten in meinem Urlaub hochpoppen?” „Wie ist der Stand der Dinge?“ „Wer sind die Ansprechpartner meiner Projekte?“ sind die Punkte, die unbedingt in eine Übergabe gehören. Und warum nicht (Aushilfs-)Personal, das nach Stunden bezahlt wird, als Vertretung anfragen? Letztere freuen sich über einen Zusatzverdienst, die anderen über Entlastung.
4. Wichtige Termin am besten vor oder nach der Ferienzeit!
Es muss gar nicht mal der neue Produkt-Launch, ein kritisches Roll-out oder wichtiges Kick-off sein, Geschäftstermine lassen sich während der Sommermonate oft schwer realisieren, in den Schulferien noch weniger. Mitarbeitern deswegen womöglich den Urlaub zu streichen oder sie aus den Ferien zu holen, wirkt demotivierend und drückt die Arbeitsmoral. „Was waren in der Vergangenheit die beliebtesten Ferienwochen im Jahr?“ „Wer hat dieses Jahr wann Urlaub eingereicht?“ Planen Sie rechtzeitig und kommunizieren Sie einmal mehr offen und fair. Vielleicht gibt es ja Kollegen, die gegen Extrazahlungen oder Zeitausgleich, gern vertretungsweise einspringen?
5. Auch Chefs sollten Urlaub machen!
Vorgesetzte brauchen genauso Erholung und Einmal-Abschalten wie die Mitarbeiter. Wann könnten Ihre Angestellten besser zeigen, dass man sich auf sie verlassen kann? Im Fall der Fälle sollte jede Firma zu mindestens 90 Prozent auch ohne Chef laufen. Für die restlichen zehn Prozent hilft beispielsweise die Vereinbarung, bei Bedarf per SMS oder WhatsApp erreichbar zu sein. So kommen Sie als Chef nicht in die Verlegenheit, doch wieder ständig Arbeitsmails zu checken. Die Mitarbeiter zu Hause gehen gleichzeitig beruhigt an die Arbeit. Denn sie wissen, Sie sind zur Not greifbar.
Über die Autorin
Joyce Maroney ist Senior Director Kundenzufriedenheit und Services Marketing bei Kronos Incorporated. Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in Sales, Training, Marketing, Kundenservice, Produktmanagement und Systemtechnik hat Maroney den Think Tank „The Workforce Institute at Kronos“ ins Leben gerufen. Nach „Creating the Workforce — and Results — You Seek“ (2010) und „The Elements of Successful Organizations“ (2011) publizierte Joyce Maroney zuletzt das Buch „It's All About Bob/bie — Winning with Your Employees.“, in dem sie für Mitarbeiter als zentrales Asset in Unternehmen plädiert. Neben ihrer Autorentätigkeit für das "The Workforce Institute at Kronos" schreibt Maroney regelmäßig für die Huffington Post.
Foto: © Kronos von Joyce Maroney
